『在宅ワークを始めたい方必見!』在宅ワークの始め方-step3-~メールマナー編~

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こんにちは

 

今回は、在宅ワークの始め方の-step3-です。

仕事に応募して、採用の連絡が来たら、いよいよ在宅ワーカーデビューです。仕事は自宅で行いますので、クライアントさんとのやりとりは、クラウドソーシングのサイト内の連絡ボードが基本ですが、チャットワーク、スカイプ、メールなどの媒体でも連絡をするようになります。家で仕事をするので、つい気が緩んでしまいますが、クライアントさんはお友達ではありません。

ビジネスマナーをしっかり心得た対応が必要になります。これは、クラウドソーシングの仕事だけではなく、一般的なビジネスマナーとして使うことができますので、社会人として覚えておくと便利ですよ。

ビジネスメールの送り方を心得ていますか?

仕事でビジネスメールを送った経験のない人は、ビジネスメールの送り方がわからないという人もいるのではないかな?と思います。相手はお友達ではないので、仕事としてのメールの送り方を心得ておきましょう。

在宅ワークでの連絡ツールとしてよく使われているものにチャットワークがあります。チャットワークは、LINEと同じような感じで使えるので、担当者と1対1で連絡することもできますし、同じ仕事をしている全員と情報を共有する形で使うこともできるため、チャットワークを使っていない人は、登録をお願いされることが多くなっているように思います。

こういった媒体を使ってやりとりをするときとは、ちょっとパターンが違いますが、今回はビジネスメールにスポットを当ててご紹介します。

件名は、件名を読んだだけで相手が内容を理解できるようなものにする

ビジネスメールの件名は、件名だけで相手の方がある程度どんなメールなのかをある程度理解できるものにするというのがビジネスメールのマナーです。なぜかといいますと、ビジネスでメールを使っている部署(人)の場合、部署や仕事によっては1日に10数通~100数通のメールを毎日受信しています。

ほとんどのメールが仕事に関するメールなのですが、中には迷惑メールやダイレクトメールなどもあり、仕事に必要なメールと不必要なメールが混ざってしまっている状態でかなりのメールを毎日受信しているため、大切なメールが不必要なメールに埋もれてしまうということがあります。

件名をある程度相手の方がメールの内容をわかるものにするということは、『大切なメールを埋もれさせない』という理由と『相手の仕事の負担を減らす』という意味合いがあります。

例えば、件名を『連絡』『質問事項について』などど書いてしまいますと、内容まではよくわかりませんね。しかし、『納期についてのご質問について【田中】』と書いてあると、件名を見ただけで、田中さんから納期についてのメールがきているということがわかります。このように内容は簡潔にかつ一目でわかりやすい件名をつけましょう。

相手からの件名の内容は基本的には変更せずにそのまま使いましょう。

メールには、返信というボタンがありますね。これを使ってメールを返信すると、相手のメールアドレスなどを入力をすることがないので、便利な機能です。この返信機能を使ってメールを作成すると、件名のところに『Re(RE):相手の人が入力してきた件名』という形で自動で入力されます。

この形で返信することで、相手の人は、自分が送ったこのメール(相手が入力してきた件名のメール)の件の返事が来たということが一目で確認することができるので、Reを消さずにそのまま使うことがビジネスマナーです。

ただし、何度も同じ件でやりとりをしていると、Reの数がどんどん増えてしまい、件名が長くなってしまうので、元の件名の部分の文字がReで埋め尽くされて表示されなくなってしまうことがあります。この場合は、Reを2個ほど残して、他のReを削除するようにしましょう。

緊急で連絡したいことや急ぎで連絡がほしい内容の場合や、一度メールを送ったのになかなか返事がない場合などは、アドレスを間違って入力してしまったなど、相手にメールが届いていない可能性もあります。しかし、同じメールを送る場合は、もしかしたら、相手が忘れているだけかもしれない場合、同じメールが重複してしまいますので、【再送】の文字を入力してから件名を入力するようにしましょう。

目立たせたい内容のメールのときは、【重要】【再送】などのようにすみ付きかっこで文字を囲い、件名の最初にこの文字を入れましょう。

本文の冒頭は相手の名前を入れる

本文の冒頭には、相手の名前を入力しましょう。

・○○株式会社 総務部 山下 様

・田中 様

このように名前を入れておくと、同じメールを部署内で共有している場合も、誰宛のメールなのかをひとめで判断することができます。

名前のあとに、簡単な場合は、「いつも大変お世話になっております。」などの挨拶文から書き出します。会社員の場合は、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」といった書きだすを使うこともあります。在宅ワークの場合は、こちら側は個人なので、「いつも大変お世話になっております」を使うほうがよいですね。「平素は~」は、会社員として、他の顧客や取引先などにメールするときに使うと覚えておくといいですね。

メールの本文も丁寧かつ簡潔に!

メールの本文は、もちろん丁寧な言葉遣いが必要ですが、あまりまわりくどい表現で書いてしまいますと、内容が相手に伝わりにくく、自分が伝えたいことがきちんと伝わらないことがあります。内容は、箇条書きのように書くつもりで、表現はていねいに!を心がけて文章を作るといいと思います。

箇条書きにように○○をしたなどの表現にはしないでくださいね。箇条書きの文章を作るつもりで要点を簡潔にまとめ、○○しました。のように丁寧な表現の文章を作成してみましょう。

何かを選んでほしいときは、こちら側からいくつか候補を提示する

相手に何かを選択してほしい場合は、こちらからいくつか候補を提示しましょう。いつでもいいとかなんでもいいは相手も返答に困ることがありますが、○と△どちらがよいでしょうかのような質問をすれば、相手も簡潔な答えを提示することができます。

例えば、仕事を始める前に、音声スカイプなどで仕事の説明をさせてほしいということがあります。都合のよい時間を教えて下さいと言われることがありますので、日にちと時間帯の候補を3つくらい相手に提示するといいですよ。(ちなみに、どれを選んでもらっても問題がない内容を提示してくださいね)

まとめ

今日は、step3として、クライアントさんの連絡、特にビジネスメールについてご紹介しました。部署やお仕事によっては、あまりビジネスメールをしたことがないという人もいると思いましたので、在宅ワークとしても一般的なビジネスマナーとしても使える内容で構成してみました。
こういった内容は、なかなか勉強する機会がないので、実践で覚えていくことが多いのですが、一度覚えておくと便利なのでご紹介してみました。(ちなみに、うちの娘たちが学生の頃、職場に送るビジネスメールの添削をよくしていました(笑))

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