超初心者さんのためのExcel講座 第3回

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おはようございます。

 

今日は、超初心者さんのためのExcel講座 第3回です。今日は、表示形式について解説します。Excelは、計算ができるソフトなので、数字を入力すると、その入力された数字は計算をするときに使うことができます。そのため、計算するときに数字の「0(ゼロ)」は、何もないとみなされてしまう数字なので、「0」を入力しても表示されないのですね。

でも、例えば、商品コードが「0000123」などがあり、数字のゼロを入力したいときがあります。こういったように、Excelで数字や日付などを入力するときに、自分が表示させたい内容に設定することで、数字の「ゼロ」を表示させたり、日付を和暦にしたり、西暦で表示させたりすることができます。

第3回は、表示形式についてご紹介します。

列を挿入する

まず、第2回めまで使っていた、Excelの練習ファイルを開きましょう。仕事などをしていると、左側にデータを追加したいときが出てくるときがあります。このような場合は、列を挿入してみましょう。練習用ファイルの「A」の部分にマウスポインタを移動させ、右クリックをします。挿入に合わせ、エンターキーを押しましょう。

これで左側に1列追加されましたね。「A3」に商品コードと入力をしてください。

数字の「ゼロ」を入力する

商品コードの欄に「00001」と入力したいのですが、このまま「00001」と入力しても「1」としか表示されません。試しに「00001」と入力してみましょう。エンターキーを押すと、「1」になってしまいますね。これを「00001」と表示されるように変更していきます。やり方は、どちらを覚えてもかまいません。

まず「A」をクリックし、「A列」を選択します。そのままの状態で右クリックをしてセルの書式設定を選択するか、もしくはセルの項目の「書式」をクリックし、セルの書式設定を選択します。表示形式タブの中の文字列をクリックし、OKをクリックしてください。

 

この状態で、先ほど入力した「1」を削除してから、「00001」と入力しエンターキーを押してみましょう。今度は、「00001」と入力されましたね。

オートフィルを使って入力してみよう

もう一度、「A4」をクリックします。■にマウスを合わせ、「A6」までドラッグしてみましょう。これで「A4」~「A6」まで商品コードを入力することができました。このオートフィルと言う機能は、このように連続するデータを自動的に入力したり、同じデータをそのままコピーしたりすることができます。

今、画面上に小さな四角いものが表示されていると思います。これはオートフィルオプションと言います。この部分をクリックしてみましょう。「セルのコピー」「連続データ」「書式なし~」「書式あり~」などのメニューが表示されますね。「セルのコピー」は、基準となったセルn入力されていたものとまったく同じ文字などを入力したいときに選択します。「連続データ」は、今使ったようにデータが連続した数字などになるようにしたいときに使用します。

「書式」のある、なしは、例えば、セルに塗りつぶしなどの書式を設定していたものを基準にして、オートフィルを使った場合、他のセルにも色がついてしまうことがあります。その書式を使いたいときは、「書式あり」を「データだけ使って書式は使いたくない場合は、書式なし」を選びます。

こんな感じにできましたか?

日付を入力する

では、練習なので、和暦と西暦の日付を入力してみましょう。「G2」に「2/10」と入力し、エンターキーを押してみましょう。「2月10日」と表示されたと思います。これを2018年2月10日と表示を変更してみます。

「G2」をクリックし、先ほどのどちらの手順でもいいので、セルの書式設定の画面を表示させてください。

こんな画面になりましたね。m”月”d”日”と言うところがクリックされている状態になっていますね。この画面の「yyyy/m/d」というところを見てください。yyyyは西暦の年を表しています。yyyyは西暦を4桁で表すときに使います。例えば2018ならばyyyyということですね。mは月をdは日を表示させるときに使います。

2018/2/14と表示させるときは、yyyy/m/dを使うということです。その下に同じように、yyyy”年”月”d”日”というのがありますね。これは、2018年2月14日と表示させたいときに使います。Excelでは、「年」や「月」というような文字をセルに入力してしまいますと、そのセルは文字として認識されてしまうため、計算式の数字として使うことができなくなってしまいます。

セルに2月14日のように「月」や「日」と言う文字を表示させ、なおかつ計算式に使いたい数字として数字を入力する場合は、表示させたい文字を「””」ダブルクォーテーションで囲んで使います。

日付を計算に使う場合は、例えば勤続年数や現在の年齢を表示させたい場合などに使用します。

自分の年齢を計算してみよう

ちょっとここでExcelの機能を含めて、自分の年齢を簡単な計算式で計算してみましょう。

「G4」に西暦で自分の誕生日を入力してください。例えば2018年1月1日生まれなら「2018/1/1」と入力します。「H4」には入力モードを半角に切り替え「=today()」と入力します。ちなみに「=today()」は、今日の日付を入力する関数です。

「I4」をクリックして、セルの書式設定の画面を出しましょう。表示形式の中のユーザー設定をクリックします。種類の下のボックスに入力されている文字を削除して「yy”歳”」と入力してOKをクリックします。yyは、年(つまり年齢を年単位で表示したいということです)、”歳”はセルの中に○○歳というふうに年齢+歳と表示させたいのでこれを入力しておきます。

次に、半角に切り替え(数字や計算式を入力する時は、必ず半角に切り替えてください)「I4」に「=H4(H4をクリック)-G4(G4をクリック)と入力したら、エンターキーを押します。

現在のあなたの年齢が表示されれば正解です!

練習

最後に最初に入力した2月10日を2018年2月10日と表示されるように、セルの書式設定を変更し、保存をしておいてください。今までの内容を読んでもらうと変更できると思います。

まとめ

このように、Excelで自分の思うようにセルの中の数字を表示させたい場合は、セルの書式設定をしなければなりません。また、エクセルには計算機能がついているのですが、セルの中に文字を表示させたい場合は、セルの中に文字を入力してしまうと、数字として認識されなくなってしまうので、計算に使えなくなってしまいます。

このような場合は、セルの書式設定で設定します。自分で自由に設定することができるので、チャレンジしてみてください。

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